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Tutoriel: Vérifier les données de BK6/BK7

 

  • Objectif de ce tutoriel:
    Apprendre à vérifier les données saisies avec BK6: assurer l'intégrité de la base de données, et la cohérence des données.

  • Durée du tutoriel:
    Prévoyez une vingtaine de minutes.

  • Moyen utilisé:
    Nous vous présentons deux clips vidéo pour illustrer la façon de faire.

  • Le contexte:
    BK6 permet d'assurer l'intégrité se sa base de données interne, en plus de valider la cohérence des écarts de dates pour les divers événements concernant les individus et les familles. Nous allons vous illustrer comment on fait ces deux vérifications.

 

Assurer l'intégrité de la base de données:

Toutes les données que vous saisissez dans BK6 sont intégrées dans sa base de données. A force de faire des changements, des ajouts et des suppressions, il arrive que la base de données ait besoin d'un "ménage", si je peux dire. BK6 nous fournit heureusement une fonction qui permet d'assurer cette tâche afin d'assurer que la base de données au complet soit maintenue en bon état. Il convient d'exécuter cette fonction de temps en temps, quelques fois par année, par exemple.

Durant cette vérification, BK vous informe de ce qui se passe. S'il rencontre des problèmes, il vous demandera la permission de corriger lui-même les problèmes qu'il peut corriger; s'il s'agit d'un problème qu'il ne peut pas corriger lui-même, il fera une pause en vous informant de la situation qui cause difficulté: prenez des notes, pour intervenir plus tard par vous-même et corriger manuellement la situation.

IMPORTANT:

Avant d'exécuter cette fonction, BK6 vous avise de ne pas procéder avant d'avoir fait une sauvegarde de vos données. Il faut le croire, c'est très important. S'il arrivait un plantage durant cette opération, vos données pourraient devenir inaccessibles! Donc, faites une sauvegarde AVANT de procéder !

Le clip vidéo qui suit illustre la façon de procéder.

 

 

 


La validation des écarts de dates:

Cette fonction semble obscure au point de départ: on se demande à quoi elle peut bien servir. Est-ce que je peux vous dire qu'après l'avoir utilisée à quelques reprises, vous comprendrez qu'elle vous permet de réparer bien des erreurs de saisie que vous avez faites. Oui, un grand nombre des erreurs que nous traînons dans nos données viennent d'erreurs de frappe commises au moment de la saisie: un "9" au lieu d'un "8", le mois à la place du jour, et ainsi de suite: les occasions sont innombrables!

La fonction dont on parle vérifie cinq types d'écarts de dates et déclare les cas où un de ces écarts n'est pas acceptable. Je vous ai copié ci-dessous la liste des écarts utilisés par BK6: vous pouvez les consulter.

Prenez à titre d'exemple la ligne "Âge au mariage: minimum 12, maximum 90". BK6 va vérifier tous les mariages de votre base de données en appliquant ces deux critères: les conjoints doivent avoir au moins 12 ans et au plus 90 ans au moment de leur mariage. Si un des conjoints ne satisfait pas un de ces deux critères, vous aurez un message à cet effet dans votre fichier de rapport.

Il en va de même pour les quatre autres critères: l'âge au décès, l'âge du père à la naissance de son enfant, l'âge de la mère à la naissance de son enfant, et la différence d'âge entre les époux. Toutes les valeurs sont paramétrables: dans le clip vidéo ci-dessous, nous allons justement changer deux valeurs. Voir sous la présentation vidéo qui suit pour la manière de traiter les cas d'exception.

La première fois où vous exécuterez cette fonction, vous aurez probablement une liste assez longue de problèmes à régler; ne vous découragez pas. Nous verrons tantôt qu'une même erreur produit très souvent plusieurs lignes de signalement: en corrigeant une seule erreur, on élimine plusieurs lignes à la fois. 

Pour traiter les cas d'exception.

Dans ma famille, j'ai une vieille tante qui est décédée à l'âge de 108 ans. Je ne veux pas étendre l'âge maximum au décès à 108 ans pour tout le monde! Par contre, à chaque fois que je fais la vérification, la vieille tante m'est présentée et comme je ne me souviens pas de son numéro BK d'une fois à l'autre je dois la vérifier de nouveau à chaque fois. Il y a un moyen de dire à BK "Ok, ne vérifie plus la vieille tante, veux-tu." Et c'est simple. Vous pouvez consulter le fichier d'aide de BK à la rubrique "Vérification des écarts d'âge vrassemblables" pour la marche à suivre.

Ce qui n'est pas indiqué dans le fichier d'aide, c'est "Comment on fait pour préparer un fichier .txt"??? Simple. Windows comprend un petit logiciel appelé le Bloc-Notes qui permet justement de faire cela. Faites une recherche de fichier (au menu démarrer de Windows) et recherchez Bloc-Notes. Vous pourrez l'exécuter à partir de là. Quand votre fichier sera prêt, assurez-vous de le sauvegarder sous le nom "ignorebk.txt" dans le dossier de votre base de données.

A l'avenir, la vieille tante ne sera plus listée dans les cas à vérifier.

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Pour citer ce tutoriel:
(http://sgce.qc.ca)
, 2016-12-09

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Dernière modification: 2016-12-09